Σύμφωνα με τις έρευνες, οι περισσότερες επιχειρήσεις θέλουν οι αποθήκες τους να είναι πάντα γεμάτες για έναν και μόνο λόγο. Για να μπορούν ανταπεξέλθουν χωρίς ελλείψεις ακόμα και σε μέρες με μεγάλη ζήτηση. Ο έλεγχος που γίνεται στις αποθήκες επικεντρώνεται συνήθως στο κόστος, τη σωστή διατήρηση των προϊόντων και τη σωστή κατανομή του χώρου. Αυτό που πρέπει να γίνει σαφές είναι ότι η διατήρηση μεγάλης ποσότητας τροφίμων επιφέρει οικονομικές απώλειες.

Το κόστος των αποθεμάτων χωρίζεται σε τρείς τομείς:

  1. Κόστος αποθήκευσης
  2. Κόστος ευκαιρίας και ταμειακές εισροές
  3. Κόστος αλλοίωσης

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι το να νομίζει κανείς ότι αν αγοράσει μεγάλες ποσότητες προϊόντων σε πολύ χαμηλές τιμές θα έχει και άμεσο κέρδος. Δυστυχώς όμως, το κεφάλαιο αυτό έχει δεσμευτεί με το απόθεμα και δεν είναι πια ρευστό, οπότε δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε ταμειακές ροές.

Τις περισσότερες φορές, η δέσμευση κεφαλαίων για μεγάλες ποσότητες προϊόντων έχει κάποια ημερομηνία λήξης και αυτός είναι ένας αρκετά μεγάλος κίνδυνος για τις επιχειρήσεις. Δεν είναι λίγες οι πιθανότητες, τα προϊόντα αυτά να αλλοιωθούν, να χτυπηθούν, να κλαπούν και να μην φτάσουν ποτέ στο πιάτο του καταναλωτή. Σημαντικό επίσης είναι το κόστος της επανάληψης μιας ίδιας παραγγελίας και η αποθήκευσή της κάτω από τις ίδιες συνθήκες.

Ένα από τα συστήματα αποθήκευσης που προτείνεται συνήθως είναι το “First In, First Out”. Μια ιδιαίτερα χρήσιμη μέθοδος κυρίως όταν η πληθώρα των τροφίμων είναι αναλώσιμα. Όταν δεν έχει γίνει σωστός έλεγχος της αποθήκης, είναι πολύ πιθανόν να επιλέξετε τα φρέσκα τρόφιμα που παραλάβατε εκείνη την ημέρα, και όχι τα πιο παλιά που αν δεν τα χρησιμοποιήσετε, θα χαλάσουν. Όμως με το σύστημα το “First In, First Out” τα φρέσκα προϊόντα τοποθετούνται πίσω από τα «παλιά» και έτσι υπάρχει μια φυσιολογική ροή.